오늘은 자재 발주서 양식을 공유해 보도록 하겠습니다. 발주서는 기업과 기업이 거래하면서 거래하는 내역을 작성하는 문서이다. 최초에 납품하는 사람이 견적서를 보내게 되면, 견적서를 받은 기업, 즉 구매사 입장에서 견적서를 토대로 필요한 물품을 구매하겠다 라는 의사를 표시하는 문서이다.
발주서는 계약서와 대체될 수 있으므로 매우 중요한 문서이다. 그렇기 때문에 자재의 목록도 중요하지만, 계약기간, 금액, 자재 종류 등 중요한 부분이 여러 가지 있다. 자재 발주서 양식은 특별하게 정해진 것이 없으므로, 이렇게 온라인에 공유되어있는 여러 가지 자재 발주서 양식을 다운로드하여서 수정해서 이용하면 된다.
자재 발주서 양식만으로 거래
처음 거래할 때는 계약서를 작성해서 하는 것이 안전하다. 하지만 자주 거래를 하게 되는 업체들과는 큰 틀에서 공급계약서를 체결해 두고 이후에는 자재 발주서 양식을 기반으로 거래하게 되는 것이 일반적이다. 그 이유는 납품처에서 많은 물품을 취급하는데 구입사에서 매번 구입 계약 체결을 요청하는 것은 많이 힘들기 때문이다.
자재 발주서 양식으로 안 되는 경우
특별한 경우도 있는데 이럴때는 자재 발주서 양식으로 하지 않고 실제 공급계약을 체결해야 하는 경우가 있을 수 있다. 이런 경우는 대량의 물품에 대해 매일, 매주, 매월 등으로 주기적으로 공급이 필요할 때 계약서로 진행을 해야 한다.
이것은 공급하는 사람입장에서는 지속적으로 생산 혹은 부품 구입을 해두어야 지속적으로 납품이 가능한데, 이때는 자재 발주서 양식 가지고는 선투자가 애매한 경우가 있다. 공급받는 사람 입장에서도 마찬가지이다. 자신은 일정에 따라 움직여 주어야 하는데 자재 공급에 문제가 생기면 곤란하기 때문이다.
이렇게 대량의 물품을 일정기간에 지속적인 공급이 아니고, 필요할 때마다 물건을 을 구입해 가는 형태를 가진다면 포괄적인 계약을 체결해 두고 자재 발주서 양식을 통해서 거래 건별로 처리하는 경우가 많다.
자재 발주서 양식 작성 방법
- 공급받는 업체와 공급하는 업체에 대한 기본 사항을 작성하게 된다.
- 발주 내용에 관해서 상세하게 자재 발주서 양식에 기입한다.
- 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 부가세, 최종금액등을 빠짐없이 기록한다. - 작업시 필요사항에 대해 "지시" 혹은 "비고"란을 통해서 작성한다.
- 납품 일자는 최종 언제까지
- 제품 품질 보증에 관한 사항
- 배송료, 설치료 등이 필요하다면 해당 내용
- 작업시 지시사항 (스펙, 크기 등)
위와 같은 내용이 자재 발주서 양식에 꼭 포함이 되어야 한다. 발주서가 도달하는 순간 일이 진행이 되며, 위에 이야기했듯 계약서와 같은 역하을 할 수 있으므로 신중하게 작성해서 보내야 한다.
자주 거래하는 업체들은 혹여 자재 발주서 양식에 문제가 있다면 문의를 해서 확인, 수정 등을 거치겠지만 처음 거래하는 업체들은 적힌 내용대로 작업을 할 수밖에 없기 때문에 이 부분은 반드시 확인이 되어야 한다.
자재 발주서 양식 무료 다운
아래 자재발주서 양식은 한글과 엑셀 형태로 총 3종의 파일을 공유한다. 압축파일 형태로 올려놓으며 압축파일에만 비번이 설정되어있으며, 비 버은 1357913579로 설정하니 필요한 분들은 참고하고 무료 다운로드하시기 바랍니다. 아래는 첨부파일 스샷이니 필요한 부분이라면 다운로드하여서 이용하시기 바랍니다.
자재 발주서 양식을 공유해 보았는데 위에서 이야기했듯 거래 내역을 명확하게 작성하고 작성이 완료된 후에는 틀린 것은 없는지, 일정은 정확하기 기입되었는지, 빠진 사항은 없는지 등에 대해서 면밀하게 확인해야 한다.
그리고 거래처와 사전에 일정에 대해서 협의를 충분하게 진행을 해야 하는 점을 잊지 말아야 한다. 여기까지 자재 발주서 양식을 공유하며 무료 다운로드하여서 이용하시기 바랍니다. 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다.
