품의서 양식과 작성방법 (한글 hwp 무료 다운)

우리가 회사생활을 하면서 많이 작성해야하는 서류중 하나가 바로 품의서가 아닌가 한다. 품의서란 어떤일을 집행하기 앞서서 해당 내용을 진행해도 되는지의 유무를 상급자에게 승인을 얻기위한 문서이다. 이러한 승인을 위해서는 그 과정과 계획을 좀더 상세하게 기술하고 검토를 요청애야하는 문서를 기안서라고 한다.

품의서라는 말의 품의는 여쭈어 논한다라는 뜻을 가지고 있다. 기업에 소속되어 있는 사람이 처리해야만 하는 사안에 대해 상사에게 전달하고 승인을 구하는 문서다. 결제를 진행하는 윗사람은 업무의 구체적인 내용을 알 수 있고 진행내역에 대해서 알수 있게 된다.

간단하게 예를들어 설명하면, 특정 업무를 위해 소모품이나 비품 등의 구입 내역, 제품 제조에 소요되는 비용, 제품 개발에 지출되는 내역 등을 확인받을 때 사용하는 문서라고 보면 된다.

그래서 오늘은 품의서 작성방법과 품의서 양식을 공유해 보려 한다. 품의서 양식은 글 하단에 품의서 hwp파일들을 모아놓은 zip파일 형태로 공유한다. 비번은 없으며, 그냥 받아서 압축풀고 품의서 양식을 사용하면된다. 품의서무료 다운 버전이므로 별도의 추가 행동은 없어도된다.

품의서 작성시 유의사항

품의서를 작성할때는 간결하고 명료하고 알기 쉽게 표현이 되어야한다. 내용을 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있게 작성되는 품의서를 좋은 품이서라고 한다. 이렇게 작성이 되어야 결재권자를 이해를 시키고 설득을 할 수 있다. 물론 서류 한장으로 한계가 있을때에는 결제를 받으러간 사람이 설명을 하여 이해를 시키도록 한다.

품의서 작성시 유의할 점에 대해서 보면, 품의 내용과 예산편성의 목적이 맞는지를 확인해야한다. 그리고 예산배정이 가능한지, 예산액의 범위내에 있는지 등을 먼저 확인해야한다. 그리고 집행예정금액이 사내 규정이나 지침에 부합되는지도확인이 되어야 하고 자금의 교부처가 정당한지도 확인을 해야한다.

품의서 작성방법

1. 내용은 명확하고 간결하게 작성해야 하며 제시하는 근거가 설득력이 있어야한다.
2. 제목만 보아도 무엇을 결재받기 위해서 제출한 서류인지 알 수 있도록 사용 목적을 나타내야 한다.
3. 교부처 또는 지급처를 작성하고 예산과목은 세목까지 상세하게 기재해야 한다.

전달하고자하는 내용을 정확하게 전달하기위해서 사족을 붙이지 않고 양식에 맞추어 중요한 내용을 담는것이 중요하다. 그래서 품의서를 작성할때는 제목으로 선정한 뒤 품의서 작성자의 성명, 소속 부서, 직급 그리고 작성일을 먼저 적는다. 그리고 구체적인 품의 내용을 적으면 된다.